Documents supplémentaires

Pour développer notre calendrier, nous avons tout d'abord contacté les associations, clubs, entreprises et particuliers. Notre calendrier se présente en trois périodes en fonction des saisons. Tout d'abord le printemps, ensuite l'été et pour terminer les activités d'automne. En ce qui concerne la diffusion du calendrier, ce dernier est publié par période. Les activités sont présentées dans le Schmittenpost et elles sont également publiées sur le site internet de la commune.

Avant la fin de l'année, nous organisons une séance pour mettre en place un calendrier. Nous essayons d'avoir une activité une fois par mois, en évitant les vacances scolaires. De plus, nous regardons ce que nous pouvons faire suivant les saisons. L'été par exemple, nous organisons en majorité des activités à l'extérieur. Pour la publicité, nous informons la commune et les autres avoisinantes. Les enfants peuvent se rendre sur notre site internet et remplissent la feuille d'inscription. Quelques jours avant une activité, les inscrits sont recontactés par mail pour confirmer l'activité, l'heure et les dernières infos à savoir.

En ce qui concerne la diffusion du calendrier, toutes les dates sont présentées sur notre site internet. Les flyers avec les activités sont distribués dans les alentours.

Le projet jeunesse est connu de toutes et de tous. Nous faisons tout de même encore un peu de publicité par les moyens et canaux traditionnels qui permettent de faire circuler les informations. Mais, il est important de dire que cela fonctionne surtout par un contact direct avec les personnes. C'est lors d'organisation de grosses manifestations réunissant beaucoup de jeunes que naît l'envie de créer, de mettre sur pied et de participer.

L'offre d'activités a été identifiée lors d'une rencontre entre différentes associations et clubs. La société de gymnastique a contribué à l'organisation du projet. Le fait d'inviter toutes les sociétés permet de proposer un programme large avec des activités variées et d'associer le savoir et les connaissances locales. Les dates des activités sont systématiquement communiquées après les vacances d'automne.

En début d’année scolaire, nous présentons une liste des activités qui auront lieu dans le courant de l’année. Par contre, nous ne donnons pas de date car les personnes privées ou les sociétés préfèrent décider pendant l’année la période à laquelle l’activité peut être organisée. Lorsqu’elles sont prêtes, elles nous contactent et nous envoyons un mail aux parents de tous les enfants inscrits à Fritime environ 3 semaines avant l’activité. Ils peuvent s’inscrire et nous prenons en compte les premières inscriptions. Par contre, lorsque ce sont des activités répétées, nous prenons en premier les enfants qui n’ont pas encore pu participer préalablement à l’activité.

Pour décider des dates, l'AP Glâne prend en considération les saisons, les disponibilités des intervenants et les contraintes de certaines activités. Nous évitons d'organiser des activités début septembre, car nous avons remarqué que c'est parfois trop tôt encore. Nous essayons de viser les vacances, car cela permet aux enfants de s'occuper. Concernant les outils, nous avons un tableau Excel avec nos dates. Le budget FriTime permet ensuite de distribuer le programme dans toute la Glâne via l'inspecteur scolaire. L'offre d'activités a été développée lors d'une rencontre avec les sociétés de Mézières. L'avantage que nous avons, c'est qu'avec le "P'tit Glânois" (répertoire d'adresses pour les enfants et familles dans le district de la Glâne), nous sommes au courant de des nouveautés dans la région. Lors de l'inscription, nous avertissons les participants qu'il y a des activités par tranche d'âges. Une fois la demande envoyée, nous leur confirmons si les enfants sont bien inscrits ou s'ils sont sur liste d'attentes. Enfin, 10 jours avant le début d'une activité, le responsable de l'activité envoie un mail de rappel.

Lorsque nous créons le calendrier, nous devons choisir les activités. Certaines d'entre elles rencontrent plus de succès que d'autres. Les rallyes à thème par exemple, sont des activités originales. Les jeunes se sont déguisés et l'activité s’est organisée en pleine nature, faisant appel à la créativité. Le succès de ces activités tient à l'accent fort que nous mettons sur l'aspect animation, interactivité, créativité et découverte.

D’un point de vue organisationnel, pour qu’ils soient informés des activités proposées, les enfants reçoivent un papier à l’école qui les invite à se rendre sur notre site internet. En plus des dates et lieux, ils peuvent avoir des informations quant aux inscriptions. Lorsque nous bouclons les inscriptions, ces enfants reçoivent un document à la maison listant les cours auxquels ils sont inscrits, le numéro du cours, la date, le lieu, ainsi que les coordonnées de l’animateur du cours. Des informations supplémentaires sont toujours données sur le site internet. Ils ont pendant toute l’année les informations nécessaires sur le site internet. Certains animateurs renvoient un message de rappel aux participants quelques jours avant l’activité. Mais ce n’est pas nécessairement le fait de rappeler que les enfants vont venir.